Guide du leader inclusif pour organiser des réunions efficaces et inclusives (2e partie)

Dans le monde de l'entreprise, nous passons beaucoup de temps en réunions d'équipe. La manière dont elles se déroulent et le sentiment que nous y ressentons influencent grandement notre sentiment d'inclusion et d'appartenance. Comme le remarque judicieusement Minette Norman dans son livre “ The Boldly Inclusive Leader ”, « Les réunions incarnent et révèlent la culture de votre équipe. »

Pourtant, malgré leur importance, nombre d'entre nous gèrent les réunions de manière automatique, perpétuant inconsciemment des préjugés qui excluent certaines voix et limitent notre potentiel collectif. Heureusement, grâce à une conception réfléchie et à des processus structurés, nous pouvons transformer nos réunions en puissants outils d'engagement, d'inclusion et de prise de décision plus efficace.

Les biais cachés dans nos salles de réunion

Avant de nous pencher sur les solutions, reconnaissons les biais qui se manifestent fréquemment lors de nos réunions. Nous pouvons solliciter systématiquement les mêmes personnes, favoriser par inadvertance ceux qui parlent le plus fort ou en premier, ou laisser des personnalités dominantes éclipser les intervenants plus discrets. Nous pouvons également planifier des réunions sans tenir compte des différents fuseaux horaires, des pratiques religieuses ou des besoins d'accessibilité.

Ces schémas ne sont pas forcément malveillants ; ils résultent souvent d'habitudes inconscientes et de raccourcis cognitifs. Mais leur impact est réel : ils peuvent étouffer des points de vue précieux, réduire la sécurité psychologique et, à terme, nuire aux résultats de nos équipes et de nos organisations.

Avant la réunion : poser les bases du succès

Les réunions inclusives commencent bien avant d'entrer dans la salle ou de se connecter à l'appel vidéo. La phase de préparation est cruciale pour créer un environnement où chacun peut contribuer de manière significative.

Envoyez à l’avance l’objectif, l’ordre du jour et les documents de la réunion afin que les participants puissent se préparer. Il ne s'agit pas seulement d'une bonne pratique, mais d'une nécessité d'inclusion. Certains de nos collègues sont de brillants processeurs qui ont besoin de temps pour formuler leurs idées, tandis que d'autres peuvent rencontrer des barrières linguistiques qui rendent difficile une contribution en temps réel. En fournissant le matériel à l'avance, nous égalisons les chances.

Partager les rôles à l'avance En indiquant aux participants qui dirigera, présentera ou prendra des notes, cela permet de mieux se préparer et de réduire l'anxiété liée à une participation imprévue. Il est important d'attribuer ces rôles par rotation afin d'éviter que les tâches administratives ne soient systématiquement confiées aux mêmes personnes, souvent des femmes ou des membres subalternes de l'équipe.

Planifiez vos réunions en toute conscience, en tenant compte des préférences horaires, des fuseaux horaires, des jours fériés et des fêtes religieuses. Cela témoigne du respect des besoins et des circonstances variés de notre équipe. En programmant systématiquement des réunions importantes à des horaires qui excluent certains membres de l'équipe, nous envoyons un message clair sur la place que nous occupons dans nos réunions.

Intégrez les bonnes personnes à la conversation En limitant la taille des groupes pour mieux se concentrer, tout en veillant à ce qu'aucune voix importante ne soit oubliée. Cela exige de réfléchir attentivement à la représentation et aux points de vue essentiels à la discussion.

Pour les réunions hybrides, il est conseillé de demander à tous les participants, y compris ceux présents dans la même salle, de se joindre individuellement via leur ordinateur. Cela crée des conditions plus équitables entre les participants en présentiel et à distance.

Enfin, nous devons tenir compte des besoins d'adaptation des personnes : exigences d'accessibilité, régimes alimentaires, vidéos sous-titrées, sous-titres pour les réunions virtuelles. Ces considérations doivent être systématiques et non pas rétrospectives.

Pendant la réunion : Faciliter la participation inclusive

Une fois en réunion, notre rôle devient un facilitateur actif de participation inclusive. Cela exige une vigilance constante et une intervention intentionnelle.

Prenez le temps de saluer et de vous présenter. Il ne s'agit pas seulement de politesses, mais aussi de créer une sécurité psychologique et de veiller à ce que chacun se sente considéré et valorisé. Dans notre hâte de nous mettre au travail, nous négligeons souvent cette étape cruciale qui donne le ton à une participation inclusive.

Encouragez les questions, les remarques et les perspectives alternatives et remercier les personnes pour leur contribution. Cela renforce l'idée que la diversité des points de vue est valorisée et crée une culture où chacun se sent libre de partager ses opinions divergentes.

Assurez-vous qu’aucune personne ne domine la discussion En redirigeant poliment ou en invitant les participants plus discrets à s'exprimer. Cela exige du courage et de l'habileté : nous devons rompre la domination tout en préservant les relations et le respect.

Demandez à chacun sa contribution individuelle au moins une fois. S’il s’agit d’une réunion hybride, commencez par demander l’avis des personnes qui sont en ligne, car elles sont souvent confrontées à des obstacles supplémentaires à leur participation.

Assurez-vous que les gens parlent clairement, un à la fois et éviter ou expliquer le jargon et les acronymes. Cela favorise l'accessibilité pour tous et prévient l'exclusion liée au langage des initiés.

Assurez-vous que les gens ne soient pas interrompus et sont reconnus pour leurs opinions. Les schémas d'interruption suivent souvent des lignes démographiques, les femmes et les personnes issues de groupes sous-représentés étant interrompues plus fréquemment.

Le pouvoir du brainwriting sur le brainstorming

L'un des outils les plus efficaces pour des réunions inclusives est de remplacer le brainstorming traditionnel par le brainwriting. Au lieu de la mêlée générale habituelle où les voix les plus fortes dominent, demandez aux participants de noter leurs idées anonymement avant d'ouvrir le débat.

Cette approche présente plusieurs avantages : elle offre à chacun des chances égales de contribuer, réduit l'influence de la hiérarchie et des dynamiques sociales, et génère souvent des idées plus diversifiées et créatives. Elle est particulièrement précieuse pour les équipes présentant une forte diversité culturelle, où les styles de communication peuvent varier considérablement.

Si nous sommes le leader Si l'objectif d'une réunion d'équipe est de générer de nouvelles idées ou de prendre des décisions, nous devrions être les derniers à apporter nos idées. Notre position confère à nos paroles un poids disproportionné, et parler en premier peut, par inadvertance, exclure toute perspective alternative.

Après la réunion : boucler la boucle

La réunion ne s'arrête pas lorsque nous nous déconnectons ou quittons la salle. La phase de suivi est essentielle pour maintenir l'inclusion et éviter que les bonnes idées ne se perdent.

Le cas échéant, diffusez un compte rendu de la réunion et donnez à chacun une dernière chance de contribuer. Certains collègues ont peut-être eu des idées brillantes après la réunion ou se sont sentis incapables de s'exprimer sur le moment. Ce suivi crée une nouvelle occasion de contribuer.

Demandez occasionnellement aux membres de l’équipe, individuellement et collectivement, des commentaires Nous leur demandons de nous informer sur le caractère inclusif de nos réunions et de leur demander des suggestions pour améliorer l'expérience. Cela démontre notre engagement envers l'amélioration continue et leur importance.

L'effet d'entraînement des réunions inclusives

Lorsque nous organisons des réunions véritablement inclusives, les bénéfices vont bien au-delà de la salle de réunion. Nous adoptons un comportement inclusif que les membres de l'équipe peuvent reproduire lors de leurs propres réunions. Nous créons une sécurité psychologique qui encourage l'innovation et la prise de risques. Nous exploitons l'intelligence collective de nos équipes diversifiées, ce qui conduit à de meilleures décisions et à de meilleurs résultats.

De plus, les réunions inclusives véhiculent un message fort sur nos valeurs et nos priorités. Elles démontrent que nous ne nous contentons pas de parler d'inclusion, mais que nous l'intégrons à nos pratiques quotidiennes. Cette cohérence entre valeurs et actions est essentielle pour instaurer la confiance et la crédibilité en tant que leaders inclusifs.

Pièges courants et comment les éviter

Même avec les meilleures intentions, nous pouvons tomber dans des pièges courants. Nous pouvons sur-corriger et mettre les gens mal à l'aise. Nous pouvons nous focaliser tellement sur le processus que nous perdons de vue les résultats. Nous pouvons supposer que les personnes plus réservées ne sont pas impliquées alors qu'elles ont peut-être simplement des styles de communication différents.

La clé est de rester flexible et réactif tout en maintenant notre engagement en faveur de l'inclusion. Nous devons régulièrement faire le point avec nos équipes sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et être prêts à ajuster notre approche en fonction des retours.

Commencer petit, penser grand

Transformer nos réunions ne nécessite pas une refonte complète du jour au lendemain. Nous pouvons commencer par un ou deux changements, comme envoyer l'ordre du jour à l'avance ou mettre en place une réflexion pour une réunion. À mesure que ces pratiques deviennent habituelles, nous pouvons progressivement ajouter d'autres éléments.

L'objectif n'est pas la perfection, mais le progrès. Chaque petit pas vers des réunions plus inclusives contribue à une culture plus inclusive. Et dans un monde où les réunions accaparent une grande partie de notre temps de travail, ces changements peuvent avoir un impact profond sur l'expérience et la performance de nos équipes.

N'oubliez pas que les réunions inclusives ne se résument pas à la convivialité, elles sont aussi synonymes d'efficacité. En exploitant pleinement le potentiel de nos équipes diversifiées, nous prenons de meilleures décisions, générons des solutions plus innovantes et créons des environnements où chacun peut s'épanouir.

Merci de votre lecture – Continuons à faire briller la lumière de l’inclusion ensemble ! ✨

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Ceci est la deuxième partie d'une série de quatre articles sur la façon de déconsidérer les moments clés du cycle de vie d'un employé. Cet extrait est adapté de mon prochain livre, « Pracising Inclusive Leadership ».

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