Guía del líder inclusivo para dirigir reuniones eficaces e inclusivas (Parte 2)

En el mundo corporativo, dedicamos mucho tiempo a reuniones de equipo. La forma en que se llevan a cabo y cómo nos sentimos durante ellas influyen enormemente en nuestro sentido de inclusión y pertenencia. Como bien señala Minette Norman en su libro "El líder audazmente inclusivo": "Las reuniones encarnan y revelan la cultura de equipo".“

Sin embargo, a pesar de su importancia, muchos organizamos reuniones de forma automática, perpetuando inconscientemente sesgos que excluyen voces y limitan nuestro potencial colectivo. La buena noticia es que, con un diseño intencional y procesos estructurados, podemos transformar nuestras reuniones en herramientas poderosas para la participación, la inclusión y una mejor toma de decisiones.

Los sesgos ocultos en nuestras salas de reuniones

Antes de profundizar en las soluciones, reconozcamos los sesgos que suelen aparecer en nuestras reuniones. Podemos pedir constantemente la opinión de las mismas personas, favorecer inadvertidamente a quienes hablan más alto o primero, o permitir que personalidades dominantes eclipsen a quienes participan con menos interés. Podemos programar reuniones sin tener en cuenta las diferentes zonas horarias, las prácticas religiosas ni las necesidades de accesibilidad.

Estos patrones no son necesariamente maliciosos; suelen ser el resultado de hábitos inconscientes y atajos cognitivos. Pero su impacto es real: pueden silenciar perspectivas valiosas, reducir la seguridad psicológica y, en última instancia, conducir a peores resultados para nuestros equipos y organizaciones.

Antes de la reunión: sentando las bases para el éxito

Las reuniones inclusivas comienzan mucho antes de entrar en la sala o conectarnos a la videollamada. La fase de preparación es crucial para crear un entorno donde todos puedan contribuir significativamente.

Envíe el objetivo de la reunión, la agenda y los materiales con antelación. Para que los participantes puedan prepararse. Esto no es solo una buena práctica, sino una necesidad de inclusión. Algunos de nuestros colegas son excelentes procesadores que necesitan tiempo para formular sus ideas, mientras que otros pueden tener barreras lingüísticas que dificultan la contribución en tiempo real. Al proporcionar los materiales con antelación, nivelamos las condiciones.

Compartir roles con antelación Informando a los asistentes quién dirigirá, presentará o tomará notas. Esto ayuda a las personas a prepararse y reduce la ansiedad ante una participación inesperada. Es importante que asignemos estos roles de forma rotatoria para garantizar que las tareas administrativas no recaigan siempre en las mismas personas, a menudo mujeres o miembros jóvenes del equipo.

Programe reuniones de forma consciente, considerando preferencias horarias, zonas horarias, días festivos bancarios y escolares, así como festividades religiosas. Esto demuestra respeto por las diversas necesidades y circunstancias de nuestro equipo. Si programamos constantemente reuniones importantes en horarios que excluyen a ciertos miembros del equipo, enviamos un mensaje claro sobre las voces que valoramos.

Involucre a las personas adecuadas en la conversación Limitando el tamaño del grupo para el enfoque, pero asegurando que no se omitan voces importantes. Esto nos exige reflexionar cuidadosamente sobre la representación y qué perspectivas son esenciales para el debate.

En las reuniones híbridas, debemos pedir a todos los participantes, incluso a los que se encuentran en la misma sala, que se unan individualmente desde sus computadoras. Esto crea una mayor igualdad de condiciones entre los asistentes presenciales y los remotos.

Finalmente, debemos considerar las necesidades de alojamiento de las personas: requisitos de accesibilidad, necesidades dietéticas, vídeos subtitulados y subtítulos en reuniones virtuales. Estas consideraciones deben ser rutinarias, no una consideración posterior.

Durante la reunión: Facilitando la participación inclusiva

Una vez en la reunión, nuestro rol se centra en la facilitación activa de la participación inclusiva. Esto requiere una atención constante y una intervención intencionada.

Dedique tiempo a los saludos y presentaciones. No se trata solo de cortesías, sino de crear seguridad psicológica y garantizar que todos se sientan vistos y valorados. Con las prisas por ponernos manos a la obra, a menudo nos saltamos este paso crucial que marca la pauta para una participación inclusiva.

Fomentar preguntas, comentarios y perspectivas alternativas. y agradecer a las personas por sus contribuciones. Esto refuerza la idea de que se valoran los diversos puntos de vista y crea una cultura donde las personas se sienten seguras para compartir opiniones discrepantes.

Asegúrese de que ninguna persona domine la discusión Redirigiendo cortésmente o invitando a los participantes más callados a compartir. Esto requiere valentía y habilidad: necesitamos interrumpir la dominación, manteniendo al mismo tiempo las relaciones y el respeto.

Pida a todos sus aportes individuales al menos una vez. Si se trata de una reunión híbrida, comience pidiendo aportes a las personas que están en línea, ya que a menudo enfrentan barreras adicionales para participar.

Asegúrese de que las personas hablen con claridad, una a la vez. y evitar o explicar la jerga y las siglas. Esto facilita la accesibilidad para todos y previene la exclusión derivada del lenguaje interno.

Asegúrese de que las personas no sean interrumpidas y se les reconoce su opinión. Los patrones de interrupción suelen seguir líneas demográficas, siendo las mujeres y las personas de grupos subrepresentados las que sufren interrupciones con mayor frecuencia.

El poder de la escritura de ideas sobre la lluvia de ideas

Una de las herramientas más poderosas para las reuniones inclusivas es sustituir la tradicional lluvia de ideas por la escritura de ideas. En lugar de la típica discusión abierta donde predominan las voces más fuertes, pida a los participantes que anoten sus ideas de forma anónima antes de iniciar el debate.

Este enfoque tiene varias ventajas: brinda a todos las mismas oportunidades de contribuir, reduce la influencia de la jerarquía y las dinámicas sociales, y a menudo genera ideas más diversas y creativas. Es especialmente valioso para equipos con una gran diversidad cultural, donde los estilos de comunicación pueden variar considerablemente.

Si somos el líder Y el propósito de la reunión de equipo es generar nuevas ideas o tomar decisiones, por lo que deberíamos ser los últimos en aportar ideas. Nuestra posición da a nuestras palabras un peso desproporcionado, y hablar primero puede, sin querer, descartar perspectivas alternativas.

Después de la reunión: cerrando el círculo

La reunión no termina cuando cerramos la sesión o salimos de la sala. La fase de seguimiento es crucial para mantener la inclusión y asegurar que las buenas ideas no se pierdan.

Si corresponde, distribuya un resumen de la reunión. y dar a los participantes una última oportunidad para contribuir. Algunos colegas pudieron haber tenido ideas brillantes después de la reunión o haberse sentido incapaces de expresarse en el momento. Este seguimiento crea otra oportunidad para contribuir.

Ocasionalmente, solicite comentarios a los miembros del equipo, de forma individual y colectiva. Nos preocupamos por la inclusividad de nuestras reuniones y pedimos sugerencias para mejorar la experiencia. Esto demuestra nuestro compromiso con la mejora continua y que su experiencia nos importa.

El efecto dominó de las reuniones inclusivas

Cuando organizamos reuniones verdaderamente inclusivas, los beneficios van mucho más allá de la sala de reuniones. Modelamos un comportamiento inclusivo que los miembros del equipo pueden replicar en sus propias reuniones. Creamos una seguridad psicológica que fomenta la innovación y la asunción de riesgos. Aprovechamos la inteligencia colectiva de nuestros diversos equipos, lo que nos permite tomar mejores decisiones y obtener mejores resultados.

Además, las reuniones inclusivas transmiten un mensaje contundente sobre nuestros valores y prioridades. Demuestran que no solo hablamos de inclusión, sino que la integramos en nuestras prácticas diarias. Esta coherencia entre valores y acciones es crucial para generar confianza y credibilidad como líderes inclusivos.

Errores comunes y cómo evitarlos

Incluso con las mejores intenciones, podemos caer en trampas comunes. Podríamos sobrecorregir y poner a las personas en un aprieto, incomodándolas. Podríamos centrarnos tanto en el proceso que perdemos de vista los resultados. Podríamos asumir que las personas más reservadas no se involucran cuando simplemente podrían tener diferentes estilos de comunicación.

La clave es mantener la flexibilidad y la capacidad de respuesta, manteniendo al mismo tiempo nuestro compromiso con la inclusión. Debemos consultar periódicamente con nuestros equipos sobre qué funciona y qué no, y estar dispuestos a ajustar nuestro enfoque en función de los comentarios.

Empezando desde lo pequeño, pensando en lo grande

Transformar nuestras reuniones no requiere una transformación completa de la noche a la mañana. Podemos empezar con uno o dos cambios, tal vez enviando las agendas con antelación o implementando la escritura de ideas para una reunión. A medida que estas prácticas se vuelvan habituales, podemos ir añadiendo más elementos.

El objetivo no es la perfección, sino el progreso. Cada pequeño paso hacia reuniones más inclusivas contribuye a una cultura más inclusiva en general. Y en un mundo donde las reuniones consumen gran parte de nuestro tiempo de trabajo, estos cambios pueden tener un profundo impacto en la experiencia y el rendimiento de nuestro equipo.

Recuerde, las reuniones inclusivas no se tratan solo de ser amables, sino también de ser efectivas. Cuando aprovechamos todo el potencial de nuestros equipos diversos, tomamos mejores decisiones, generamos soluciones más innovadoras y creamos entornos donde todos pueden prosperar.

Gracias por leer. ¡Sigamos iluminando la inclusión juntos! ✨

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Esta es la segunda parte de una serie de cuatro sobre cómo eliminar sesgos en momentos clave del ciclo de vida del empleado. Es un extracto adaptado de mi próximo libro, Practicando el Liderazgo Inclusivo.

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